Facturación electrónica en España: qué exige la ley y cómo conectarla con tu ERP

Respuesta corta: la facturación electrónica en España deja de ser algo que solo afecta a quien factura a la Administración. La Ley Crea y Crece obliga a todas las empresas y autónomos a emitir, enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas entre sí y a informar del estado de cada factura, incluido el pago. Además, VeriFactu fija requisitos para los programas de facturación y las grandes empresas siguen con el SII. Para una pyme, la clave es que su programa de facturación o su ERP genere el formato correcto y se conecte con el resto de sistemas sin que nadie teclee dos veces.

¿Qué es la facturación electrónica?

Una factura en PDF enviada por correo no es, a efectos de la nueva obligación, una factura electrónica. Lo que exige la normativa es un fichero estructurado que un programa pueda leer sin intervención humana: emisor, destinatario, líneas, bases, tipos de IVA y totales en campos fijos. Así, la factura puede pasar directamente del sistema del proveedor al del cliente y quedar contabilizada sin copiar datos a mano.

La base legal es la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Modificó la Ley 56/2007 para que empresarios y profesionales tengan que expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales y se informen mutuamente del estado de cada factura (BOE) (BOE). La misma ley obliga a los proveedores de soluciones de facturación a garantizar la interconexión y la interoperabilidad gratuitas entre ellas, de modo que no tengas que usar el mismo programa que tus clientes.

Cuatro normas que no conviene mezclar

Gran parte de la confusión sobre la facturación electrónica viene de que se habla de varias normas a la vez. Tienen objetivos distintos y no siempre afectan a las mismas empresas.

Una misma empresa puede estar en varias a la vez. Una distribuidora de Sevilla que vende a hospitales públicos y a tiendas, por ejemplo, ya usa Facturae para la Administración, necesitará un programa adaptado a VeriFactu y tendrá que enviar facturas estructuradas a sus clientes privados.

Factura electrónica obligatoria entre empresas

El desarrollo reglamentario llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Regula los requisitos técnicos y de información del sistema y de las plataformas de intercambio de facturas (BOE). Lo esencial para una pyme:

• Formato. La factura debe seguir el modelo semántico europeo EN 16931 en una de cuatro sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Las plataformas privadas deben poder convertir entre todas ellas (BOE).
• Dos canales. Puedes emitir y recibir a través de una plataforma privada o de la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. Si usas una plataforma privada, esta envía a la solución pública una copia fiel de cada factura en UBL (BOE).
• Solución pública gratuita. La AEAT ofrece un formulario web para emitir facturas, servicios web de conexión y consulta y descarga de facturas y estados. Su uso es gratuito y se accede con certificado electrónico o, en algunos formularios, con Cl@ve (BOE).
• Estados de la factura. El destinatario debe comunicar la aceptación o el rechazo comercial y el pago completo, con su fecha, en un máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. El pago se comunica siempre a la solución pública, sea cual sea el canal (BOE).
• Exclusiones. Quedan fuera las operaciones documentadas con factura simplificada, salvo las simplificadas cualificadas (BOE). La obligación se refiere a operaciones entre empresarios y profesionales, no a la venta a particulares.

El punto de los estados es el que más cambia el día a día. Hasta ahora el pago de una factura era un asunto entre proveedor y cliente. Con el nuevo sistema, el cliente tiene que informar de cuándo paga, y eso permite controlar los plazos de pago. Para hacerlo sin esfuerzo, el estado tiene que salir del mismo sistema donde se registra el pago, normalmente el ERP o el programa de contabilidad.

¿Cuándo es obligatoria?

Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública. Se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente (BOE). Según el calendario de implantación que publica la Agencia Tributaria (Agencia Tributaria):

Durante los primeros doce meses, las empresas del primer grupo deben acompañar sus facturas de una versión en PDF legible (Agencia Tributaria). Las fechas dependen de normas que ya se han ajustado más de una vez en otros ámbitos, así que consulta siempre el calendario vigente en la página de la AEAT antes de planificar. Lo que sí es seguro es la dirección: tarde o temprano, toda factura entre empresas tendrá que ser estructurada.

VeriFactu: el requisito para el programa de facturación

VeriFactu es otra cosa. El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) no regula cómo se envía la factura al cliente, sino cómo la genera tu programa. Debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Cada registro lleva una huella (hash) generada a partir del registro anterior y cada factura, completa o simplificada, incluye un código QR (Agencia Tributaria).

Hay dos modalidades. En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía los registros a la AEAT en el momento y la factura es verificable por el cliente con el QR. En la modalidad no VERI*FACTU, los registros se guardan en tu sistema con firma electrónica y un registro de eventos (Agencia Tributaria). Quedan fuera las empresas que ya llevan sus libros por el SII y los residentes en País Vasco o Navarra (Agencia Tributaria).

Sobre las fechas, cuidado. El Real Decreto-ley 15/2025 amplió el plazo de adaptación hasta antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y hasta antes del 1 de julio de 2027 para el resto (Agencia Tributaria). Después, el 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda comunicó una previsión de nueva ampliación (Agencia Tributaria). Trabaja con el calendario vigente que figure en la sede de la AEAT y no con fechas leídas en un artículo de hace meses.

En la práctica, VeriFactu se resuelve casi siempre con el proveedor: tu programa de facturación o tu ERP debe estar adaptado y el fabricante debe declararlo. La AEAT ofrece además una aplicación gratuita de facturación para quien emite pocas facturas (Agencia Tributaria).

SII y FACe: lo que ya existía

SII. El Suministro Inmediato de Información obliga a enviar los registros de facturación a la AEAT en un plazo de cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Es obligatorio para quien liquida el IVA mensualmente: grandes empresas con una facturación superior a 6 millones de euros, grupos de IVA y empresas inscritas en el REDEME, entre otros. Cualquier otra empresa puede acogerse de forma voluntaria (Agencia Tributaria).

FACe y Facturae. Desde 2015, las sociedades anónimas y limitadas y otras entidades que facturan a la Administración deben hacerlo con factura electrónica a través de un punto general de entrada. Las administraciones pueden excluir las facturas de hasta 5.000 euros (BOE). FACe es el punto de entrada de la Administración General del Estado y Facturae es el formato (Facturae). Si ya trabajas con Facturae para la Administración, tienes parte del camino hecho: es una de las cuatro sintaxis admitidas para la factura B2B.

Cómo conectar la facturación electrónica con tu ERP

Cumplir suele ser la parte más sencilla, porque depende sobre todo de tu proveedor de software. Uses SAP Business One, SAP S/4HANA, Holded, A3, Sage u Odoo, pregúntale qué cubre exactamente: VeriFactu, emisión en formato estructurado, recepción de facturas de proveedores y comunicación de estados. La parte difícil es que la factura no vive sola. Nace de un pedido en la tienda online, de un presupuesto en el CRM o de un albarán en el almacén, y termina en un cobro en el banco.

Hay tres formas habituales de organizarlo:

Las preguntas que conviene responder antes de elegir:

1. ¿Dónde nace cada factura? Si salen de varios sitios (tienda online, CRM, programa de obra), cada origen tiene que acabar en el mismo flujo estructurado.
2. ¿Cómo entran las facturas de proveedores? Con la obligación también tendrás que recibirlas en formato estructurado. Lo ideal es que lleguen al ERP ya leídas y listas para aprobar.
3. ¿Quién comunica el pago? El dato del pago está en el banco o en la contabilidad. Automatizar su envío evita que se acumulen estados pendientes.
4. ¿Qué pasa cuando algo falla? Define quién recibe el aviso si una factura se rechaza o un envío no llega.

Si trabajas con SAP, lee cómo enfocamos la integración con SAP. Para unir varias herramientas, la integración de sistemas a medida es la vía más flexible, y herramientas como n8n permiten automatizar flujos entre ellas sin desarrollar todo desde cero.

Un ejemplo con una pyme de Valencia

Imagina Reformas Levante S.L., una empresa de reformas de Valencia con unos 3 millones de euros de facturación. Vende a particulares, pero también a promotoras y administradores de fincas. Hace los presupuestos en un CRM, factura en Holded y cobra por transferencia.

1. Diagnóstico. Las facturas a particulares no entran en la obligación B2B, pero las de promotoras y administradores sí. Como no supera los 8 millones, va en el segundo grupo del calendario.
2. Programa. Comprueba con su proveedor que la facturación cumple VeriFactu y que puede emitir y recibir facturas estructuradas.
3. Flujo. Cuando un presupuesto se acepta en el CRM, se crea el cliente y la factura en el programa de facturación sin volver a teclear datos. Cuando entra la transferencia, se marca como cobrada.
4. Proveedores. Las facturas de los almacenes de material llegan en formato estructurado y se asignan a cada obra.

El resultado no es solo cumplir. Es dejar de copiar datos entre tres herramientas, que es donde suelen aparecer los errores de importes, de NIF y de IVA.

Errores frecuentes al prepararse

• Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos. Cumplir una no significa cumplir la otra.
• Pensar que un PDF basta. El PDF puede acompañar a la factura durante un tiempo, pero la factura válida es el fichero estructurado.
• Olvidar la recepción. No solo emites: también recibirás facturas electrónicas y tendrás que comunicar su aceptación, rechazo y pago.
• Datos maestros sucios. NIF incorrectos, clientes duplicados o tipos de IVA mal asignados provocan rechazos. Límpialos antes de conectar nada.
• Esperar a la última fecha. Los proveedores de software y las gestorías tendrán mucha demanda cerca de cada plazo.
• No contar con la asesoría. Este artículo explica el marco, pero no sustituye al asesoramiento fiscal. Revisa tu caso con tu gestoría o asesor.

Si además vendes online, revisa cómo se crean las facturas desde tu tienda online. Es uno de los puntos donde más se nota una buena conexión con el ERP.