¿Qué es n8n? Guía clara para empresas, con n8n frente a Make y Zapier

Respuesta corta: ¿qué es n8n? n8n es una herramienta de automatización de flujos de trabajo (workflows) que conecta los programas de tu empresa para que los datos pasen de uno a otro sin que nadie copie y pegue. Por ejemplo, un pedido nuevo en tu tienda online puede crear el cliente en el CRM y la factura en tu programa de facturación de forma automática. Los workflows se montan de forma visual con nodos, admiten código propio y funcionan en la nube de n8n o en tu propio servidor. Frente a Make y Zapier, n8n es más flexible y suele salir más barato cuando el volumen crece, pero pide algo más de base técnica.

Las empresas españolas ya están dando el salto. Según el INE, el 21,1 % de las empresas de 10 o más empleados usaba inteligencia artificial en el primer trimestre de 2025, 8,7 puntos más que un año antes; entre las de menos de 10 empleados la cifra era del 13,4 % (INE). Las herramientas de automatización suelen ser la puerta de entrada, porque conectan la IA con los programas que la empresa ya usa. Si aún estás decidiendo por dónde empezar, lee nuestra guía sobre estrategia de IA.

¿Qué es n8n?

n8n es una herramienta de automatización de workflows basada en nodos. La fundó Jan Oberhauser en 2019 y tiene su sede en Berlín (n8n). El nombre se pronuncia en inglés, «n-eight-n», y se escribe siempre en minúsculas.

La empresa crece deprisa. El 12 de mayo de 2026 SAP invirtió en n8n con una valoración de 5.200 millones de dólares y anunció que integraría n8n de forma nativa en Joule Studio, su entorno para crear soluciones con IA. En ese momento n8n hablaba de 1,7 millones de usuarios activos al mes y más de 1.400 clientes empresariales (n8n).

Lo que distingue a n8n de otras herramientas es que puedes elegir dónde se ejecuta: en n8n Cloud, gestionado por la propia empresa, o en un servidor tuyo. Además permite escribir código cuando los nodos prediseñados se quedan cortos, y tiene un nodo de agente de IA: conectas un modelo de lenguaje y una o varias herramientas, y el agente decide qué herramienta usar según la tarea (n8n Docs). Por eso n8n es una base habitual para agentes de IA que trabajan dentro de los sistemas de una empresa. Si quieres ver cómo se plantea uno paso a paso, lee cómo crear un agente de IA.

Cómo funciona un workflow en n8n

Un workflow de n8n tiene siempre la misma estructura: algo lo pone en marcha y, a partir de ahí, una cadena de nodos recoge, transforma y envía datos.

• Disparador (trigger). Lo que inicia el workflow: un formulario enviado, un correo recibido, un pedido nuevo o una hora fija, por ejemplo cada lunes a las 8:00.
• Nodos de aplicación. Leen o escriben en otros programas. n8n lista 2.329 integraciones ya preparadas (n8n).
• Nodos de lógica. Filtran, dividen el flujo en ramas según una condición, esperan o repiten pasos.
• Nodo HTTP Request. Para cualquier programa sin nodo propio: permite consultar cualquier aplicación o servicio con API REST (n8n Docs).
• Nodos de IA. Resumen, clasifican o redactan textos, o actúan como agente que decide qué hacer.

Cada nodo muestra qué datos entran y qué datos salen, así que puedes probar el workflow paso a paso y ver exactamente dónde falla algo. Esa transparencia es una de las razones por las que n8n gusta a perfiles técnicos.

Qué puedes automatizar con n8n

Con n8n puedes automatizar casi cualquier tarea repetitiva en la que los datos pasan de un sistema a otro. Algunos ejemplos típicos en una pyme española:

• Del pedido a la factura. Un pedido en WooCommerce o Shopify se convierte en factura en tu programa de facturación y en una ficha de cliente en el CRM.
• Leads. Una solicitud desde el formulario de tu web se completa con datos de la empresa, se crea en el CRM y se avisa al comercial adecuado en Teams o Slack.
• Atención al cliente. Los correos entrantes se clasifican, la IA los resume y cada uno va a la cola correcta.
• Informes. Las cifras de Google Ads, la analítica web y la contabilidad se reúnen cada lunes en una hoja de cálculo.
• Facturas de proveedores. Se leen los PDF recibidos, se extraen los datos y se envían a aprobación.

Un ejemplo inventado: Reformas Levante, una empresa de reformas de Valencia, recibe presupuestos por la web. Un workflow guarda cada solicitud en el CRM, clasifica el tipo de obra con IA, asigna la visita al técnico de la zona y envía al cliente un correo de confirmación. Nadie tiene que tocar la solicitud hasta que llega la visita.

n8n, Make y Zapier: comparativa

La gran diferencia entre n8n, Make y Zapier está en cómo cobran el uso y en si puedes alojar la herramienta tú mismo.

Fuentes: n8n, Make, Make y Zapier.

La forma de cobrar pesa más de lo que parece. Un workflow de diez pasos que se ejecuta 1.000 veces al mes son 1.000 ejecuciones en n8n, unos 10.000 créditos en Make y hasta 10.000 tareas en Zapier. n8n cuenta una ejecución como una vuelta completa del workflow, tenga los pasos que tenga (n8n). Zapier cuenta cada paso de acción completado con éxito, pero no los disparadores ni herramientas internas como los filtros (Zapier).

¿Cuánto cuesta n8n?

n8n cuesta desde 20 € al mes en la nube con pago anual, y la Community Edition no tiene coste de licencia si la alojas tú. Precios a octubre de 2026 (n8n):

Las empresas de menos de 20 empleados pueden optar a un 50 % de descuento en el plan Business con el plan para startups (n8n). Como referencia, Make tiene un plan gratuito con 1.000 créditos al mes y planes de pago desde 9 dólares al mes (Make), y Zapier empieza en 19,99 dólares al mes con pago anual, mientras que su plan gratuito solo permite workflows de dos pasos y 100 tareas al mes (Zapier). A estos precios hay que sumar el IVA.

Ojo con el «gratis» del alojamiento propio: alguien tiene que pagar el servidor, actualizarlo, hacer copias de seguridad y protegerlo. Para una pyme sin equipo técnico, n8n Cloud o un partner que lo mantenga suele salir más a cuenta.

n8n con Holded, Odoo, SAP y tu tienda online

Casi todos los workflows de una empresa acaban tocando la facturación, el ERP o la tienda. Así está el panorama con los sistemas más habituales en España:

• Holded. No aparece entre los nodos oficiales de n8n, pero tiene API: permite crear contactos desde otro CRM, generar facturas desde un ecommerce o sincronizar productos y stock. La API no está disponible en el plan gratuito de Holded (Holded). Desde n8n se conecta con el nodo HTTP Request.
• Odoo. Tiene nodo oficial en n8n para contactos, notas, oportunidades y recursos personalizados (n8n Docs).
• SAP. Tras la inversión de SAP, n8n se integra en Joule Studio (n8n). Para SAP Business One o SAP S/4HANA, la conexión suele pasar por sus API; lo vemos en integración SAP.
• WooCommerce y Shopify. Ambos tienen nodo oficial para pedidos y productos, y WooCommerce también para clientes (n8n Docs), (n8n Docs). PrestaShop no tiene nodo oficial, así que se conecta mediante su API.
• A3 y Sage. Depende de la versión que uses y de si ofrece API o exportación de ficheros. Conviene comprobarlo con tu proveedor antes de diseñar el workflow.

Un aviso sobre facturas: n8n puede mover datos hacia tu programa de facturación, pero no sustituye a ese programa. El Real Decreto 1007/2023 (VeriFactu) fija los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (BOE), y la Ley Crea y Crece introduce la factura electrónica obligatoria entre empresas. Lo explicamos en facturación electrónica. Cuando hay que conectar varios sistemas entre sí, hablamos de integración de sistemas.

Datos, RGPD y licencia

n8n es la opción que más control da sobre los datos, porque puede funcionar en tu propio servidor. Aun así, conviene saber qué pasa en cada caso:

• n8n Cloud guarda los datos dentro de la UE, en servidores de Fráncfort (n8n).
• n8n en tu servidor: los datos de tus workflows se quedan en tu infraestructura y n8n no es ni responsable ni encargado del tratamiento. Sí es responsable de los datos de telemetría que tu instancia le envía, que puedes desactivar en parte (n8n Docs).
• Make te deja elegir un centro de datos en la UE o en EE. UU. al crear la organización, y esa elección no se puede cambiar después (Make).

Uses la herramienta que uses, si los workflows tratan datos personales se aplica el RGPD: necesitas un contrato de encargo del tratamiento con el proveedor y saber por dónde viajan los datos.

La licencia. n8n no es open source en sentido estricto. Usa su propia Sustainable Use License, que la empresa define como «fair-code». Puedes usar y modificar n8n para fines internos de tu empresa, y un consultor puede construirte workflows. Lo que no puedes es venderlo como servicio a terceros ni ofrecerlo a tus clientes para que conecten sus cuentas y creen sus propios workflows (n8n Docs).

Tutorial: tu primer workflow en n8n

La guía rápida de n8n te lleva por un primer workflow completo (n8n Docs). En resumen:

1. Elige dónde ejecutarlo. Abre una prueba gratuita de n8n Cloud o instala n8n en local con un solo comando.
2. Añade un disparador. Por ejemplo, un Schedule Trigger que se ejecute cada mañana, o el envío de un formulario.
3. Conecta tus aplicaciones. Añade las credenciales de los programas que vas a usar, como Gmail, Slack o tu CRM.
4. Añade lógica. Usa un nodo If para mandar los datos por un camino u otro según su contenido.
5. Prueba y publica. Ejecuta el workflow paso a paso, revisa los datos en cada nodo y actívalo.

Empieza por algo pequeño y frecuente, como avisar en Slack de cada formulario nuevo de la web. Cuando ese workflow funcione sin fallos durante unas semanas, añade el siguiente paso.

Qué herramienta te conviene

Decide según el tamaño de la tarea, los recursos técnicos que tienes y dónde quieres que estén los datos.

Zapier, si

• quieres conectar dos o tres herramientas conocidas en poco tiempo
• los workflows son sencillos y se ejecutan pocas veces
• nadie del equipo quiere meterse en temas técnicos

Make, si

• tus workflows tienen muchos pasos, condiciones y ramas
• quieres los datos en la UE sin mantener un servidor

n8n, si

• tienes muchos workflows, grandes o frecuentes, y cobrar por paso te sale caro
• quieres crear agentes de IA o usar código propio
• los datos tienen que quedarse en tu propio entorno

Si buscas una agencia de n8n, fíjate en que los workflows queden documentados, monitorizados y fáciles de mantener cuando termine el proyecto. Nosotros elegimos la plataforma según la tarea: n8n suele ser nuestra opción para workflows grandes porque puede funcionar en tu propio entorno, y Make o Zapier funcionan bien para automatizaciones sencillas.