Exact Online koppeling: zo koppel je Exact Online, AFAS of SnelStart aan je systemen

Kort antwoord: een Exact Online koppeling verbindt Exact Online met je webshop, CRM, kassasysteem of planningssoftware, zodat klanten, artikelen, orders en facturen automatisch heen en weer gaan. Dat kan op drie manieren: met een kant-en-klare app uit de Exact App Store, met een koppelplatform zoals Zapier of met een maatwerkkoppeling op de REST API van Exact Online. Het belangrijkste om vooraf te weten: een app mag standaard 60 API-calls per minuut en 5.000 per dag per administratie doen, dus een goede koppeling haalt alleen gewijzigde data op.

Wat is een Exact Online koppeling?

Een Exact Online koppeling is een verbinding tussen Exact Online en een ander systeem die gegevens automatisch uitwisselt, zodat niemand dezelfde order of factuur twee keer hoeft in te voeren. Volgens Exact werkt Exact Online voor meer dan 675.000 bedrijven (Exact), dus de kans is groot dat je webshop, kassasysteem of CRM er al een keer mee gekoppeld is.

Technisch draait elke koppeling op de Exact Online REST API. Elke opdracht is een HTTP-verzoek: GET haalt gegevens op, POST maakt iets aan, PUT wijzigt en DELETE verwijdert. De API ondersteunt OData versie 3, zodat je kunt filteren, sorteren en alleen de velden opvragen die je nodig hebt. Batchverwerking wordt niet ondersteund (Exact Online). Welke onderdelen er beschikbaar zijn, zoals relaties, artikelen, verkooporders, verkoopfacturen en grootboekboekingen, staat in de referentiedocumentatie (Exact Online).

Drie manieren om Exact Online te koppelen

1. Een app uit de Exact App Store

De App Store van Exact bevat apps in categorieën als Boekhouden, Magazijnbeheer, Verkoop en Verzenden, met subcategorieën zoals ‘Webshop koppeling’ en ‘Betalingen’ (Exact). Voor een standaardstroom, zoals orders uit je webshop die als verkoopfactuur in Exact Online moeten komen, is een bestaande app meestal de snelste en goedkoopste route. Bouw je je webshop opnieuw op, kijk dan meteen welke koppeling erbij hoort, zie webshop laten maken.

2. Een koppelplatform

Zapier heeft een Exact Online-app met triggers voor onder meer nieuwe of gewijzigde verkoopfacturen, verkooporders, offertes, relaties en voorraadposities, en acties zoals een verkoopfactuur of verkooporder aanmaken (Zapier). Bij Make zijn de Exact Online-apps door de community en partners gebouwd, niet door Make zelf (Make). Met n8n roep je de API direct aan, zie Wat is n8n?

3. Een maatwerkkoppeling

Een eigen koppeling bouw je direct op de API, volgens jouw regels. Dat loont als de stroom uniek is: meerdere magazijnen, klantspecifieke prijzen, afwijkende btw-situaties of meerdere systemen die samen moeten werken.

Lees meer over hoe wij een Exact Online-koppeling bouwen en hoe we andere systemen verbinden met systeemintegratie.

Zo werkt de Exact Online API

Dit deel is voor wie een koppeling bouwt of laat bouwen.

Inloggen met OAuth 2.0

Alle API-verzoeken vereisen authenticatie met OAuth 2.0 (Exact Online). Exact Online ondersteunt alleen de authorization code- en implicit-grant, niet de client credentials-grant (Exact Online). Voor een koppeling die op de achtergrond draait, doorloop je de OAuth-flow dus één keer met een gebruiker en bewaar je het refresh token veilig. Een refresh token is 30 dagen geldig: wordt de app 30 dagen niet gebruikt, dan moet de gebruiker opnieuw toestemming geven (Exact Online). Een access token is 10 minuten geldig, en je mag niet vaker dan eens per 10 minuten een nieuw token opvragen (Exact Online).

In het toestemmingsscherm kiest de gebruiker ook welke administraties (divisions) de app mag zien. Vraag je data op uit een administratie buiten die keuze, dan krijg je een foutmelding (Exact Online).

GET https://start.exactonline.nl/api/v1/{division}/salesinvoice/SalesInvoices?$select=InvoiceID,InvoiceNumber,AmountDC
Authorization: Bearer <access token>
Accept: application/json

Webhooks in plaats van pollen

Exact Online biedt webhooks voor veel endpoints: bij een wijziging stuurt Exact een HTTP POST naar je app, waarna je alleen het gewijzigde record ophaalt. Elke melding bevat een hashcode (HMAC SHA256) waarmee je controleert of hij echt van Exact komt. Lukt de aflevering niet, dan probeert Exact het 10 keer opnieuw met een steeds langere pauze, verspreid over 34 uur (Exact Online). Exact Online en de API zijn dagelijks tussen 4.00 en 4.30 uur lokale tijd niet beschikbaar (Exact Online), dus plan nachtelijke synchronisaties daarbuiten.

API-limieten: is 5.000 calls per dag genoeg?

Voor de meeste koppelingen wel, mits je slim ophaalt. De standaardlimieten van Exact Online (Exact Online):

• Per minuut: 60 API-calls per app per administratie. Daarboven krijg je HTTP 429 tot de minuut voorbij is.
• Per dag: 5.000 API-calls per app per administratie. Met een Exact Online Premium-licentie kan dat oplopen tot in totaal 30.000 calls per dag.
• Fouten: meer dan 10 fouten (400, 401, 403 of 404) per uur op hetzelfde endpoint leiden tot een tijdelijke blokkade van een uur.
• Paginering: de meeste endpoints geven 60 records per pagina. Bulk- en sync-endpoints geven tot 1.000 records per call.
• Omvang: één POST-verzoek mag maximaal 10 MB zijn.

Een rekenvoorbeeld: een webshop met 300 orders per dag die per order de klant opzoekt, de order aanmaakt en de factuur controleert, zit op ongeveer 900 calls. Haal je daarnaast elk uur de complete artikellijst van 5.000 producten op met 60 records per pagina, dan ben je met ongeveer 84 calls per keer en 24 keer per dag al ruim 2.000 calls verder. Gebruik daarom de sync-API’s en webhooks, zodat je alleen ophaalt wat gewijzigd is. Exact zelf raadt aan API-calls te loggen, verzoeken in een wachtrij te zetten en niet eindeloos opnieuw te proberen na een fout (Exact Online).

AFAS koppeling: zo werkt het bij AFAS Profit

Een AFAS koppeling werkt niet met vaste endpoints per object, maar met connectoren die je zelf inricht. GetConnectoren zijn de endpoints om data uit AFAS op te halen, in JSON, XML of CSV. UpdateConnectoren voegen data toe, wijzigen of verwijderen die. Daarnaast zijn er speciale connectoren voor bijvoorbeeld bestanden en rapporten (AFAS).

• Toegang: je maakt een App connector aan, genereert daarin een token en bepaalt welke Get- en UpdateConnectoren dat token mag gebruiken (AFAS).
• REST of SOAP: beide kunnen hetzelfde. REST werkt met JSON, SOAP met XML. Bij REST stuur je het token Base64-gecodeerd mee in de Authorization-header (AFAS, AFAS).
• Limiet: een API-call mag maximaal 75 MB zijn (AFAS).
• Testen: demo-omgevingen zijn alleen beschikbaar voor AFAS-licentiehouders. Externe ontwikkelaars werken via een AFAS-klant of het partnerprogramma (AFAS).

Het voordeel van connectoren is dat je precies kunt bepalen welke velden een koppeling ziet. Het nadeel is dat iemand met kennis van AFAS Profit de GetConnectoren moet inrichten voordat de ontwikkelaar aan de slag kan.

SnelStart koppeling: maatwerk of productie

SnelStart kent twee soorten koppelingen: een maatwerkkoppeling voor één klant en een productiekoppeling voor meerdere eindgebruikers (SnelStart). Voor een koppeling tussen jouw eigen webshop en jouw eigen administratie gaat het dus meestal om maatwerk.

• Aanmelden en certificeren: je meldt de koppeling aan, krijgt toegang tot het B2B-portaal en een ontwikkelsleutel, bouwt de koppeling en vraagt daarna certificering aan. Die duurt circa 12 dagen, waarna je een permanente maatwerk- of productiesleutel krijgt (SnelStart).
• Productiekoppelingen: SnelStart is daar naar eigen zeggen terughoudend mee. OAuth is verplicht, er moet een webhook-URL zijn en je moet bij aanmelding minimaal 5 klanten opgeven (SnelStart).
• Bestaande koppelingen: de koppelingenpagina van SnelStart noemt onder meer Shopify, WooCommerce, Lightspeed, CCV Shop en Mollie (SnelStart). De technische documentatie van de B2B-API V3 staat op het ontwikkelaarsportaal (SnelStart).

Werk je met Lightspeed of CCV Shop, check dan eerst de bestaande koppeling voordat je maatwerk laat bouwen, zie ook Lightspeed, CCV Shop en Magento.

Moneybird en Twinfield

Moneybird heeft een REST API met JSON of XML. Je logt in via OAuth of met een persoonlijke API-token, en er zijn sandbox-administraties om gratis te testen. De limiet is 150 verzoeken per 5 minuten per IP-adres, en 50 voor de rapportage-endpoints (Moneybird). Twinfield heeft eigen API-documentatie met webservices, een testaccount en codevoorbeelden (Twinfield).

De pakketten naast elkaar

Bronnen: Exact Online, AFAS, SnelStart en Moneybird.

Veelgemaakte fouten

• Alles telkens opnieuw ophalen. Volledige lijsten elk uur ophalen kost duizenden calls. Gebruik sync-API’s, filters op wijzigingsdatum en webhooks.
• Verlopen refresh tokens. Wordt een Exact Online-koppeling 30 dagen niet gebruikt, dan moet de gebruiker opnieuw inloggen. Bouw een melding in voordat het zover is.
• Dubbele facturen. Dezelfde order wordt twee keer verwerkt. Zorg dat je koppeling herkent wat al verwerkt is.
• Eindeloos opnieuw proberen. Herhaalde fouten leiden bij Exact Online tot een blokkade. Probeer opnieuw met oplopende pauzes en een maximum.
• Btw-codes en grootboekrekeningen. Laat je boekhouder het rekeningschema en de btw-codes goedkeuren voordat je live gaat.
• Geen eigenaar. Spreek af wie een melding krijgt als een synchronisatie mislukt.

Wil je verder dan alleen data verplaatsen, bijvoorbeeld inkoopfacturen automatisch laten uitlezen en boeken, kijk dan bij factuurverwerking.