Procountor-integraatio: API, toteutustavat ja vertailu Netvisoriin ja Fennoaan

Lyhyesti: Procountor-integraatio yhdistää Finago Procountorin muihin järjestelmiisi, kuten verkkokauppaan, CRM:ään, toiminnanohjaukseen tai palkanlaskentaan, niin että asiakkaat, tuotteet, laskut ja tositteet siirtyvät automaattisesti ilman käsin syöttämistä. Vaihtoehtoja on kolme: valmis integraatio Procountor Storesta, integraatioalusta kuten Make tai n8n, tai räätälöity integraatio Procountor API:a vasten. Sama logiikka pätee Netvisor- ja Fennoa-integraatioihin, mutta rajapinnat eroavat tekniikaltaan ja hinnoittelultaan.

Mikä on Procountor-integraatio?

Procountor-integraatio on automaattinen yhteys Procountorin ja toisen ohjelmiston välillä. Käytännössä esimerkiksi verkkokaupan tilaus muuttuu myyntilaskuksi, HubSpotin kaltaisessa CRM:ssä voitettu asiakas siirtyy Procountoriin asiakkaaksi tai työajanseurannan tunnit päätyvät palkanlaskentaan ilman, että kukaan kopioi tietoja käsin.

Procountorin mukaan integraation rakentaminen tai integraatiokumppanin löytäminen on asiakkaan vastuulla (Procountor). Procountor Storesta löytyy valmiita ratkaisuja yli sadalta ohjelmistokumppanilta (Procountor), ja Finagon oma Finago Connector -palvelu suunnittelee, toteuttaa ja ylläpitää integraatioita yrityksille, joilla ei ole omaa integraatioalustaa (Procountor).

Mitä Procountor API mahdollistaa

Procountor API on REST-rajapinta, joka käyttää JSON-dataa ja OAuth 2.0 -tunnistautumista. Sama rajapinta palvelee Suomea, Ruotsia ja Tanskaa, mutta osa kenttien tarkistuksista vaihtelee maittain (Procountor Developers). Rajapinnan resursseja ovat muun muassa laskut, liiketoimintakumppanit, tuotteet, tositteet, maksut, pankkitiliotteet, viitesuoritukset, kirjanpidon raportit, palkat, laskentakohteet ja webhookit (Procountor Developers).

Tärkeä rajaus: rajapintaa voi käyttää Procountor Financials -versiossa, ei Procountor Ledgerissä (Procountor). Tarkista siis ensin, mikä versio yritykselläsi on käytössä.

Kolme tapaa toteuttaa Procountor-integraatio

1. Valmis integraatio

Nopein tapa, kun tarve on vakio. Tarkista Procountor Storesta, löytyykö käyttämällesi ohjelmalle valmis ratkaisu (Procountor), ja selvitä tarkasti, mitä se synkronoi ja mihin suuntaan.

2. Integraatioalusta

Makessa on valmis Procountor-sovellus, jossa on moduulit esimerkiksi laskujen, liiketoimintakumppanien, tuotteiden ja kirjanpidon tositteiden hakuun, luontiin ja päivitykseen sekä vapaa API-kutsu (Make). n8n:ssä valmista Procountor-solmua ei ole, mutta HTTP Request -solmu kutsuu rajapintaa suoraan (n8n Docs). Vertailimme työkaluja artikkelissa Mikä on n8n?

3. Räätälöity integraatio

Räätälöity integraatio rakennetaan suoraan rajapintaa vasten omien sääntöjesi mukaan. Se kannattaa, kun prosessi on erityinen, mukana on useita järjestelmiä tai valmisratkaisut eivät hallitse poikkeuksia, kuten asiakaskohtaisia hintoja, useita yhtiöitä tai osittaisia hyvityslaskuja. Jos rakennat integraation useammalle asiakkaalle, Procountorin Easy API -prosessilla luot integraatiokuvauksen ja aktivointilinkin, jolla asiakas ottaa integraation itse käyttöön omassa ympäristössään (Procountor Developers). Tämä on järjestelmäintegraation ydintä.

Procountor API teknisesti

Tämä osio on niille, jotka rakentavat tai tilaavat integraation.

Tunnistautuminen. Rajapinta tarjoaa kaksi OAuth 2.0 -tapaa. Konekohtaisessa (M2M) tunnistautumisessa käytetään API-avainta, joka on sidottu käyttäjään, yritykseen ja asiakasohjelmaan. Pääsytunnus on voimassa tunnin, ja pääkäyttäjä voi luoda avaimen tekniselle käyttäjälle, jolla on vain API-kirjautumisoikeus. M2M-tunnuksella ei pääse rajapinnan kohtiin, jotka vaativat kaksivaiheista tunnistautumista (Procountor Developers).

Rajat ja versiot. Tuotannossa sallitaan 60 pyyntöä sekunnissa ja julkisella testipalvelimella 90 pyyntöä minuutissa asiakasohjelmaa kohden. Uusin versio julkaistaan kuukausittain ja voi sisältää rikkovia muutoksia, kun taas tuettu versio julkaistaan kolmen kuukauden välein (Procountor Developers). Usein käytetyt GET-kutsut tukevat eräkyselyä, jolla voi hakea enintään 200 resurssia kerralla (Procountor Developers).

Webhookit. Webhookeja käytetään toistaiseksi lähinnä kaksivaiheista tunnistautumista vaativiin toimintoihin, esimerkiksi tiedon saamiseen siitä, onnistuiko laskun maksu vahvistuksen jälkeen (Procountor Developers).

Testaus ja hinta. Testiympäristö on maksuton, mutta testipalvelin ei tee oikeita maksuja eikä vastaanota tiliotteita, eikä sinne saa tallentaa arkaluonteisia tai asiakaskohtaisia tietoja (Procountor Developers). Tuotannossa API on lisäpalvelu, josta peritään yrityskohtainen kuukausimaksu, ja rajapinnan kautta luoduista tositteista veloitetaan hinnaston mukaan (Procountor). Sertifiointi ei ole pakollinen, mutta se on edellytys Procountorin ohjelmistokumppaniohjelmaan pääsylle (Procountor Developers).

Verkkolasku ja Finvoice integraatiossa

Laki sähköisestä laskutuksesta antaa hankintayksiköille ja elinkeinonharjoittajille oikeuden saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna. Elinkeinonharjoittajalla tarkoitetaan laissa toimijaa, jonka tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa, ja sähköinen lasku on rakenteinen, automaattisesti käsiteltävä lasku, joka noudattaa eurooppalaista standardia. Sähköpostilla lähetetty PDF ei siis riitä (Finlex).

Suomessa yleinen verkkolaskumuoto on suomalaisten pankkien määrittelemä Finvoice. Sen versio 3.0 on vastaavuustaulukossa kuvattu SFS EN 16931 -standardin semanttisen mallin mukaisesti (Finanssiala). Integraatiolle tämä tarkoittaa kolmea asiaa:

• Laskukanava kuntoon. Procountor API:ssa laskun lähetyskanavaksi voi valita muun muassa verkkolaskun, sähköpostin tai paperin, ja virhetyypeissä on omat lajinsa Finvoice-laskujen lähetys- ja vastaanottovirheille (Procountor Developers). Seuraa niitä, ettei hylätty lasku jää huomaamatta.
• Tiedot oikein lähteessä. Puuttuva Y-tunnus, verkkolaskuosoite tai välittäjätunnus verkkokaupassa tai CRM:ssä kaatuu myöhemmin ketjussa.
• Finvoice suoraan sisään. Fennoan rajapinnalla myyntilaskun voi luoda suoraan Finvoice-aineistosta (Fennoa), ja Netvisorissa Finvoice-laskuaineiston tuontia voi käyttää myös pienemmillä paketeilla (Netvisor).

Netvisor-integraatio ja Fennoa-integraatio

Jos taloushallintosi on Netvisorissa tai Fennoassa, periaatteet ovat samat: selvitä, mitä toimittaja tarjoaa rajapinnassa, valitse valmiin integraation, alustan ja räätälöinnin välillä ja varmista datan laatu ennen kuin mitään kytketään.

Netvisor. Rajapinnan kautta voi tuoda muun muassa myynti- ja ostolaskuja, tuotteita, asiakkaita, tositteita ja matkalaskuja sekä hakea suorituksia, laskujen saldoja ja kirjanpidon tietoja laskentakohteittain. Visma Solutions ei itse tee integraatioita, joten tarvitset kehittäjän tai valmiin ratkaisun Netvisorin MarketPlacesta (Netvisor). Kutsut tunnistetaan HMAC-SHA256-tarkistussummalla, ja vastaukset tulevat XML-muodossa (Netvisor). Liitteellisten tositteiden, ostolaskujen ja eScan-dokumenttien tuonnista peritään transaktiomaksu (Netvisor). Kehittäjä rekisteröityy kumppaniksi saadakseen testitunnukset, ja Netvisor validoi integraation ennen tuotantotunnusten toimittamista (Netvisor).

Fennoa. Fennoa tarjoaa rajapinnat järjestelmätoimittajille ja integraattoreille, ja testiympäristö on maksuton. Tuotannossa tilitoimisto veloittaa API:n käytöstä ja transaktioista oman hinnastonsa mukaan (Fennoa). Fennoa suosittelee uusia integraatioita ensisijaisesti API v2:een, jota julkaistaan osa kerrallaan, ja API v1 säilyy käytössä sen rinnalla noin 18 kuukauden siirtymäajan (Fennoa). Jos integraatio tarvitaan heti, se tehdään API v1:llä, ja siirtymä kannattaa budjetoida etukäteen.

Yleisimmät sudenkuopat

• Kaksoiskappaleet. Kahdesti lähetetty tilaus muuttuu kahdeksi laskuksi. Suunnittele integraatio niin, että saman tapahtuman voi käsitellä uudelleen ilman, että mitään monistuu.
• Väärä versio tai paketti. Procountor Ledger tai liian kevyt Netvisor-paketti estää rajapinnan käytön. Tarkista tämä ennen kuin hanke alkaa.
• Liian laajat oikeudet. Tee integraatiolle oma tekninen käyttäjä vain tarvittavin oikeuksin, älä käytä kenenkään henkilökohtaisia tunnuksia.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen unohtuu. Maksut ja muut vahvistusta vaativat toiminnot eivät kulje Procountorissa pelkällä M2M-avaimella. Suunnittele niille oma kulku.
• Rikkovat muutokset. Kiinnitä integraatio tuettuun versioon ja tilaa rajapinnan julkaisutiedotteet.
• ALV ja tilit. Väärä tili tai verokanta vääristää kirjanpidon. Pyydä tilitoimistoa hyväksymään määritykset ennen tuotantoa.
• Kukaan ei valvo. Päätä, kuka saa hälytyksen, kun synkronointi epäonnistuu, ja kirjaa jokainen siirto lokiin.

Kun integraatio on kunnossa, samaan dataan voi lisätä myös tekoälyautomaatiota, esimerkiksi ostolaskujen esitarkastuksen. Verkkokauppaa suunnitteleville kokonaiskuvaa antaa artikkeli verkkokaupan hinnasta.