Question 1

Wat is een AFAS koppeling?

Accepted Answer

Een AFAS koppeling is een verbinding tussen AFAS Profit en een ander systeem, zoals Shopify, HubSpot of Stripe, gebouwd op de REST API van AFAS. Gegevens worden automatisch uitgewisseld: orders worden facturen, betalingen worden afgeletterd en klantgegevens blijven overal gelijk, zonder dat iemand Excel-bestanden exporteert of cijfers overtypt.

Question 2

Wat zijn GetConnectors en UpdateConnectors in AFAS?

Accepted Answer

Dat zijn de twee bouwstenen van de AFAS Profit API. Een GetConnector is een vooraf ingerichte query waarmee een extern systeem records uit Profit ophaalt. Met een UpdateConnector voegt een extern systeem records toe, wijzigt of verwijdert ze, afhankelijk van wat die connector toestaat. Samen maken ze lezen én schrijven in AFAS mogelijk.

Question 3

Wat is een app connector in AFAS?

Accepted Answer

In een app connector bepaal je in AFAS Profit welke GetConnectors en UpdateConnectors een koppeling mag gebruiken. Alleen connectoren die daarin zijn geactiveerd, zijn via de API bereikbaar. Per app connector maak je een token aan waarmee de koppeling zich aanmeldt, zodat je precies regelt waar elke koppeling bij kan.

Question 4

Hoe koppel je AFAS aan andere systemen?

Accepted Answer

Er zijn drie routes: een kant-en-klare koppeling van een softwareleverancier, een automatiseringsplatform zoals Make of n8n, of een koppeling op maat die direct op de connectoren van AFAS is gebouwd. Wat past, hangt af van hoe standaard je flow is, hoeveel systemen erbij betrokken zijn en hoe belangrijk het is dat uitzonderingen goed worden afgehandeld.

Question 5

Wat moeten we in AFAS Profit zelf inrichten?

Accepted Answer

Je functioneel beheerder richt een app connector in, activeert de connectoren die de koppeling nodig heeft en maakt een token aan. Waar nodig zetten we samen een eigen GetConnector op met precies de velden en filters die de flow vraagt. Wij helpen bij elke stap, en jij houdt de regie over de toegang.

Question 6

Kost het gebruik van de AFAS API extra?

Accepted Answer

Dat hangt af van je AFAS-licentie en van wat je laat koppelen. Voordat we beginnen, zoeken we samen met jou uit wat er voor jouw omgeving geldt, zodat de totale lopende kosten vooraf duidelijk zijn en je achteraf niet verrast wordt.

Question 7

Is een AFAS koppeling veilig?

Accepted Answer

Ja, als hij goed gebouwd is. De verbinding is versleuteld, de app connector geeft alleen toegang tot de connectoren die de flow nodig heeft, het token wordt veilig bewaard en elke synchronisatie wordt gelogd. Zo kun je precies nagaan wat er wanneer is aangemaakt of gewijzigd, en kun je de toegang altijd intrekken.

Question 8

Hoe ga je om met grote hoeveelheden data uit AFAS?

Accepted Answer

We halen data in pagina's op met skip en take, altijd in combinatie met een vaste sortering, zoals AFAS adviseert. Daarnaast filteren we op wijzigingen sinds de vorige run en bouwen we met wachtrijen en automatische herhaalpogingen, zodat ook drukke dagen stabiel verlopen zonder je omgeving onnodig te belasten.

Question 9

Wat is het verschil tussen een standaardkoppeling en een AFAS koppeling op maat?

Accepted Answer

Een standaardkoppeling is een product dat een leverancier al voor een veelvoorkomende flow heeft gebouwd, zoals webshop naar AFAS. Die is snel ingericht, maar werkt zoals de leverancier heeft bedacht. Een koppeling op maat gebruikt dezelfde connectoren, maar volgt jouw regels, verbindt meerdere systemen in één flow en handelt de uitzonderingen af die jouw bedrijf echt heeft.

Question 10

Kunnen AI-tools met onze AFAS-data werken?

Accepted Answer

Ja. Een AI-agent kan via de connectoren inkoopfacturen lezen, boekingen voorstellen en facturen voorbereiden, terwijl een mens goedkeurt voordat er iets geboekt wordt. Via de app connector leggen we vast tot welke gegevens de AI toegang heeft, en we gebruiken ze alleen voor die taak.

Question 11

Kun je AFAS-data in Excel of Google Sheets krijgen?

Accepted Answer

Ja. Via een GetConnector kunnen facturen, relaties en boekhoudgegevens in een spreadsheet komen die zichzelf bijwerkt, zodat je niet meer elke maand exporteert, plakt en opmaakt. Voor grotere rapportagebehoeften kan dezelfde data naar Power BI of Looker Studio.

Question 12

Hoe vaak synchroniseert een AFAS koppeling?

Accepted Answer

Dat stellen we per flow in. Orders en betalingen gaan meestal direct of met korte tussenpozen naar AFAS, terwijl dashboards vaak één of een paar keer per dag worden ververst. Het doel is data die actueel genoeg is voor de beslissing die je ermee neemt, zonder je AFAS-omgeving onnodig te belasten.

Question 13

Welke systemen kun je aan AFAS koppelen?

Accepted Answer

In principe elk systeem met een API. Veelvoorkomend zijn Shopify, WooCommerce, Lightspeed, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Stripe, Mollie, Klarna, Microsoft 365 en rapportagetools zoals Power BI en Looker Studio, plus veel branchesoftware. Is er geen API, dan is er vaak een bestandsexport die we kunnen automatiseren.

Question 14

Kun je Shopify aan AFAS koppelen?

Accepted Answer

Ja. Shopify-orders maken automatisch relaties en facturen aan in AFAS, met het juiste btw-tarief, verzendkosten en betaalmethode, en uitbetalingen worden inclusief transactiekosten afgestemd. Voor eenvoudige situaties kijken we eerst of een standaard-app volstaat; bij meerdere valuta, marktplaatsen of eigen regels bouwen we een flow op maat.

Question 15

Kun je WooCommerce aan AFAS koppelen?

Accepted Answer

Ja. We koppelen WooCommerce zo aan AFAS dat orders, klanten en producten in sync blijven en verkopen zonder CSV-export worden geboekt, ook bij complexe btw, B2B-prijzen of meerdere betaalproviders.

Question 16

Kun je HubSpot aan AFAS koppelen?

Accepted Answer

Ja. Wordt een deal in HubSpot gewonnen, dan worden de relatie en factuur automatisch in AFAS aangemaakt, en de factuurstatus komt terug in HubSpot. Zo ziet sales vóór het belletje of de klant al betaald heeft, en hoeft de financiële afdeling geen factuurgegevens meer na te jagen.

Question 17

Kunnen betalingen via Stripe, Mollie en Klarna automatisch worden afgeletterd?

Accepted Answer

Ja. Betalingen en uitbetalingen worden aan de juiste factuur gekoppeld en op de juiste grootboekrekeningen geboekt, inclusief transactiekosten en terugbetalingen. De bankafstemming in AFAS wordt zo een korte controle in plaats van een middag regel voor regel afletteren.

Question 18

Kunnen we rapportages uit AFAS in Power BI of Looker Studio zien?

Accepted Answer

Ja. We halen boekhouddata uit AFAS naar een dashboard dat zichzelf bijwerkt, zodat omzet, marge, debiteuren en cashflow altijd actueel zijn. Data uit je CRM of webshop kan in hetzelfde overzicht staan, iets wat Excel-exports zelden bijbenen.

Question 19

Hoe gaan jullie om met btw, valuta en kortingen?

Accepted Answer

We leggen jouw regels vast in het koppelplan en bouwen ze in: 21 % en 9 % btw, het 0 %-tarief, intracommunautaire leveringen, verlegde btw, facturen in vreemde valuta en kortingscodes. Zo klopt de boeking in AFAS vanaf het begin en sluit je btw-aangifte aan.

Question 20

Bouwen jullie ook koppelingen met Exact Online, SnelStart of Twinfield?

Accepted Answer

Ja. De aanpak is hetzelfde, alleen bouwen we dan op een andere API. Gebruiken verschillende onderdelen van je bedrijf verschillende systemen, bijvoorbeeld AFAS in de ene B.V. en een ander pakket in de andere, dan kunnen we die ook met elkaar verbinden.

Question 21

Kun je een kassasysteem aan AFAS koppelen?

Accepted Answer

Ja. Kassaverkopen kunnen per dag of per transactie in AFAS worden geboekt, uitgesplitst naar betaalmethode en btw-tarief. De dagafsluiting hoeft niet meer met de hand te worden ingevoerd, en pinontvangsten sluiten aan op wat er op de bank binnenkomt.

Question 22

Kun je AFAS aan een voorraad- of WMS-systeem koppelen?

Accepted Answer

Ja. Artikelen, voorraden en orders worden gesynchroniseerd tussen AFAS en je magazijn- of voorraadsysteem, zodat wat verkocht, gepickt en gefactureerd is overal overeenkomt. De voorraadwaardering klopt dan met de werkelijkheid en correcties aan het eind van de maand worden veel kleiner.

Question 23

Kun je Pipedrive aan AFAS koppelen?

Accepted Answer

Ja. Wordt een deal in Pipedrive gewonnen, dan worden de relatie en factuur automatisch in AFAS aangemaakt en zie je de factuurstatus terug in Pipedrive. De accountmanager weet wanneer er betaald is, en de financiële afdeling hoeft geen factuurgegevens meer op te vragen.

Question 24

Kunnen urenregistratie en projecten met AFAS synchroniseren?

Accepted Answer

Ja. Uren en onkosten uit een urenregistratie- of projecttool worden factuurregels op het juiste project of de juiste kostenplaats. Aan het eind van de maand vergeet je niets declarabels, factureren kost minuten in plaats van uren en de projectmarge is zichtbaar in AFAS.

Question 25

Kunnen jullie onze gegevens naar AFAS overzetten?

Accepted Answer

Ja. Bij een overstap naar AFAS vanuit Exact Online, een ander ERP-pakket of Excel kunnen klanten, leveranciers, artikelen en openstaande posten worden gemigreerd, zodat je niet bij nul begint. De overgangsdatum stemmen we af met je boekhouder of accountant, zodat de saldi aansluiten.

Question 26

Wat kost een AFAS koppeling?

Accepted Answer

Dat hangt af van hoeveel systemen en flows je koppelt en hoeveel uitzonderingen er zijn. Eén flow zoals Shopify naar AFAS is veel eenvoudiger dan een geheel van meerdere systemen. Na een gratis analyse krijg je een voorstel met een vaste prijs; beheer en support kun je erbij nemen voor een vast maandbedrag.

Question 27

Hoe lang duurt het om een AFAS koppeling te bouwen?

Accepted Answer

Een duidelijk afgebakende flow, zoals webshoporders naar facturen, is vaak binnen een paar weken live. Meer systemen en uitzonderingen kosten meer tijd. Dan bouwen we in fases en nemen we elke flow in gebruik zodra hij getest is, in plaats van te wachten op het hele project.

Question 28

Wat gebeurt er als een synchronisatie mislukt?

Accepted Answer

De koppeling probeert het bij tijdelijke fouten automatisch opnieuw, bijvoorbeeld als AFAS even niet bereikbaar is, en zet gebeurtenissen in een wachtrij zodat er geen order of betaling verloren gaat. Lukt iets niet automatisch, dan krijgen jij en wij een melding met alle details, zodat niets stilletjes misgaat.

Question 29

Wat gebeurt er als AFAS de API wijzigt?

Accepted Answer

We volgen aangekondigde API-wijzigingen van AFAS en veranderingen in de andere gekoppelde systemen, en passen de koppeling aan voordat er problemen ontstaan. Dat is onderdeel van de beheer- en supportafspraak.

Question 30

Kunnen we met één flow beginnen?

Accepted Answer

Ja, dat raden we zelfs aan. We beginnen met de flow die de meeste tijd bespaart, zoals order naar factuur of het afletteren van Stripe-betalingen, bewijzen dat hij werkt met jouw echte data en voegen dan de volgende toe. Elke nieuwe flow gebruikt de logging en foutafhandeling die er al staan.

Question 31

Moeten we van systeem wisselen om te koppelen?

Accepted Answer

Nee. Het idee van een koppeling is dat je de systemen houdt die je team kent en ze laat praten met AFAS, in plaats van alles naar een nieuw alles-in-één-platform te verhuizen. Houdt een systeem je echt tegen, dan zeggen we dat, maar dat is zelden zo.

Question 32

Is de koppeling van ons?

Accepted Answer

Ja. De koppeling, de code en alle data zijn van jou, en je krijgt volledige documentatie van hoe alles werkt. Een andere ontwikkelaar kan het overnemen als je dat ooit wilt, en de app-registratie en toegangsgegevens staan in accounts die jij beheert.

Question 33

Kan een AI-agent in AFAS werken?

Accepted Answer

Ja. Via de API kan een AI-agent inkoopfacturen lezen, grootboekrekeningen en btw-codes voorstellen, facturen voorbereiden en te late betalers herinneren, en vraagt een mens om goedkeuring voordat er iets geboekt wordt. Het is een van de meest gebruikte manieren om AI-agents met AFAS te combineren.

Question 34

Wat moeten we voorbereiden voor de koppeling?

Accepted Answer

Alleen een lijst van de systemen die je gebruikt en de gegevens die je team nu met de hand overzet. Grootboekschema (bijvoorbeeld op basis van RGS), btw-regels, kostenplaatsen en uitzonderingen nemen we samen door in het koppelplan, het liefst met je boekhouder of accountant erbij.

Question 35

Kunnen we Make of n8n gebruiken in plaats van een koppeling op maat?

Accepted Answer

Voor eenvoudige flows werkt dat vaak prima, en we bouwen graag in Make of n8n als dat past. Bij veel uitzonderingen, grote volumes of strenge eisen aan foutafhandeling is een koppeling op maat op de AFAS Profit API meestal robuuster.

Question 36

Helpt een koppeling bij e-facturatie?

Accepted Answer

Ja. De Rijksoverheid vraagt sinds 2017 e-facturen van haar leveranciers, en het kabinet heeft aangekondigd dat e-facturatie vanaf 1 juli 2030 ook voor zakelijke transacties verplicht wordt, in lijn met de Europese ViDA-regels. De wet moet nog worden aangenomen. Een koppeling zorgt nu al dat factuurgegevens gestructureerd tussen je systemen stromen, zodat die overstap later klein is.

Question 37

Hoe weten we dat de koppeling tijd bespaart?

Accepted Answer

Voor de start meten we hoe lang de handmatige taken nu duren. Daarna houden we bij hoeveel orders, facturen en betalingen elke maand automatisch verwerkt worden, zodat je de bespaarde uren kunt afzetten tegen de kosten en kunt kiezen welke flow je als volgende automatiseert.

Question 38

Wie bellen we als er iets niet werkt?

Accepted Answer

Ons. Met beheer en support bewaken we de koppeling en zien we problemen meestal eerder dan jij. Je hebt een vaste contactpersoon die je flows en je AFAS-inrichting kent, zodat je nooit opnieuw de achtergrond hoeft uit te leggen.

	CaptivateClickKoppeling op maat	HandmatigExporteren, importeren, overtypen	Standaard-appEén app voor één flow
Geen dubbele invoer	Ja	Nee	Ja
Past bij jouw flows en uitzonderingen	Ja	Deels	Deels
Meerdere systemen in één flow	Ja

AFAS koppeling die je systemen laat samenwerken

Wat kun je met een AFAS koppeling verbinden?

Wat een AFAS koppeling voor je doet

Elke order wordt een factuur in AFAS

Betalingen en inkoopfacturen die zichzelf afhandelen

We koppelen AFAS aan de tools die je al gebruikt

E-commerce en betalingen

CRM en verkoop

Rapportage en platforms

Handmatig, een standaard-app of een AFAS koppeling op maat?

Met een AFAS koppeling typt niemand meer iets over

Zo bouwen we jouw AFAS koppeling

Analyse

Koppelplan

Bouwen & testen

Beheer & support

Een AFAS koppeling die blijft werken

Voor bedrijven die met AFAS werken

Je voert dezelfde gegevens twee keer in

Je verkoopt online of in de winkel

Excel-exports zijn niet meer genoeg

Hoeveel tijd kost het je om gegevens in AFAS te zetten?

Meer over AI en automatisering

Wat is RAG? Zo laat je AI antwoorden op basis van je eigen bedrijfsdata

Exact Online koppeling: zo koppel je Exact Online, AFAS of SnelStart aan je systemen

Wat is n8n? En kies je n8n, Make of Zapier voor je bedrijf?

Het benutten van AI-tools om technische SEO-audits te optimaliseren en websitebeveiliging te versterken

Wat we naast boekhoudkoppelingen bouwen

AI Automatisering

Klaar om te groeien?

De cijfers die je nodig hebt, zonder exporteren

Veelgestelde vragen over de AFAS koppeling