ERP-Schnittstelle: So verbinden Sie SAP, DATEV, Shop und CRM

Kurz gesagt: Eine ERP-Schnittstelle verbindet Ihr ERP-System mit anderen Programmen, damit Aufträge, Artikel, Kunden, Lagerbestände und Buchungsdaten automatisch zwischen Onlineshop, CRM, Lager und Buchhaltung fließen, statt doppelt eingetippt zu werden. Technisch läuft das über eine API, über Dateien wie CSV oder das DATEV-Format, über EDI oder über eine Middleware. Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, welche Schnittstellen Ihr ERP anbietet und wie individuell Ihre Prozesse sind.

Was ist eine ERP-Schnittstelle?

Eine ERP-Schnittstelle ist der definierte Weg, über den ein ERP-System Daten mit anderen Anwendungen austauscht. Das ERP ist in vielen Unternehmen das Rückgrat: Hier liegen Artikelstammdaten, Preise, Kunden, Aufträge, Bestände und oft die Finanzbuchhaltung. Jedes System, das davon etwas braucht oder etwas zuliefert, benötigt eine Verbindung.

Typische Anbindungen sind:

• Onlineshop: Artikel, Preise und Bestände gehen in den Shop, Bestellungen kommen als Aufträge zurück. Mehr dazu im Vergleich Shopware oder Shopify.
• CRM: Neue Kunden und Angebote aus dem Vertrieb landen im ERP, Umsätze fließen zurück ins CRM.
• Lager und Versand: Lieferscheine, Versandlabels und Bestandsbuchungen, siehe Lagerautomatisierung.
• Buchhaltung und Steuerberatung: Rechnungen und Buchungsdaten gehen an DATEV oder eine andere Finanzbuchhaltung.
• Dokumente: Eingangsrechnungen werden ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet, etwa mit einem Dokumentenmanagement.

Wie wichtig das ist, zeigt eine Zahl von Destatis: Unter den Unternehmen, die KI erwogen, aber nicht eingeführt haben, nannten 45 % die Inkompatibilität mit vorhandenen Geräten, Programmen und Systemen als Grund (Destatis). Ohne saubere Schnittstellen bleibt auch jede KI-Automatisierung Stückwerk.

Welche Arten von ERP-Schnittstellen gibt es?

Es gibt fünf gängige Arten, die sich in Tempo, Aufwand und Flexibilität unterscheiden:

In der Praxis kombinieren Unternehmen oft mehrere Arten: eine API für den Shop, eine Datei für die Steuerberatung und eine Middleware, die alles orchestriert. Eine Plattform wie n8n kann diese Rolle übernehmen.

SAP-Integration: APIs und Service Layer

Für SAP-Systeme ist der SAP Business Accelerator Hub (api.sap.com, früher SAP API Business Hub) der zentrale Katalog. Laut SAP finden sich dort mehr als 2.700 APIs in den Formaten REST, OData V2, OData V4 und SOAP, dazu Events, Integrationspakete und Geschäftsprozesse (SAP Learning). Wer eine SAP-Integration plant, prüft dort zuerst, ob es für den gewünschten Vorgang schon eine Standard-API gibt.

Für den Mittelstand ist SAP Business One verbreitet. Dessen Service Layer ist eine Schnittstelle auf Basis von HTTP und OData, die Geschäftsobjekte vollständig nach außen verfügbar macht und OData in Version 3 und 4 unterstützt (SAP Help Portal).

Ein Thema, das viele deutsche Unternehmen gerade beschäftigt: SAP bietet für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7, zu denen SAP ERP 6.0 gehört, die Standardwartung bis Ende 2027 und eine optionale verlängerte Wartung bis Ende 2030 (SAP News). Wer auf SAP S/4HANA umsteigt, sollte bestehende Schnittstellen nicht einfach kopieren, sondern prüfen, welche sich durch Standard-APIs ersetzen lassen.

Auch Automatisierung rückt näher an SAP heran: Seit Mai 2026 ist SAP an n8n beteiligt und bindet n8n direkt in Joule Studio ein (n8n). Wie wir SAP mit Shop, CRM und KI verbinden, beschreiben wir unter SAP-Integration.

DATEV-Schnittstelle: Format und Datenservices

In Deutschland landet die Buchhaltung oft bei der Steuerberatung und damit bei DATEV. Deshalb braucht fast jede ERP-Landschaft eine DATEV-Schnittstelle. DATEV dokumentiert alle Schnittstellen im DATEV Developer Portal: Desktop-APIs, Online-APIs, das DATEV-Format und die XML-Schnittstelle online. Der Zugang ist kostenfrei und ohne Anmeldung möglich (DATEV).

Die wichtigsten Wege laut DATEV (DATEV):

• DATEV-Format: Strukturierte Buchungsdaten werden per Datei übergeben. Das ist der einfachste Weg und die Basis des Buchungsdatenservice.
• Buchungsdatenservice: Buchungsdaten und die dazugehörigen digitalen Belege aus Programmen von DATEV-Marktplatz-Partnern werden als Buchungssätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernommen.
• Rechnungsdatenservice 1.0: Belegdaten und digitale Belege gehen an DATEV Unternehmen online und werden dort als Buchungsvorschläge weiterverarbeitet. Basis ist die XML-Schnittstelle online.

Wichtig für die Planung: Die Datenservices sind auf Software von DATEV-Marktplatz-Partnern ausgelegt. Wer als Softwarehersteller den Status „DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner“ möchte, muss einen DATEV-Datenservice umgesetzt haben, den mindestens 25 Kunden nutzen (DATEV). Für ein einzelnes Unternehmen heißt das meist: Entweder nutzt Ihr ERP oder Shop bereits eine geprüfte DATEV-Anbindung, oder Sie übergeben die Daten im DATEV-Format an Ihre Steuerberatung.

Kleinere Unternehmen arbeiten oft mit Lexware Office statt mit einem großen ERP. Lexware Office bietet eine REST-basierte Public API für Angebote, Rechnungen und Kontakte, inklusive Webhooks, derzeit ab der Version XL (Lexware).

E-Rechnung: Pflicht für jede ERP-Anbindung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Ausnahmen gibt es dafür nicht. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch andere Rechnungsformate verwenden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Auch EDI-Verfahren, die nicht ohnehin die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, sind bis Ende 2027 erlaubt (Bundesministerium der Finanzen).

Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL (Bundesministerium der Finanzen). Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Für die ERP-Schnittstelle bedeutet das: Eingehende XML-Rechnungen müssen gelesen und verbucht, ausgehende Rechnungen spätestens ab 2027 oder 2028 im richtigen Format erzeugt werden.

Connector, Middleware oder Eigenentwicklung?

Es gibt drei Wege, eine ERP-Schnittstelle umzusetzen. Die Wahl hängt davon ab, wie standardisiert Ihr Ablauf ist und wie viele Systeme beteiligt sind.

Ein fertiger Connector ist fast immer der schnellste Start, solange er Ihre Sonderfälle abdeckt, etwa kundenspezifische Preise, mehrere Lager oder Teillieferungen. Sobald Sie anfangen, Abläufe um die Grenzen eines Connectors herumzubauen, lohnt sich eine Middleware oder eine eigene Systemintegration. Was ein solches Projekt kostet, hängt von Anzahl und Qualität der Schnittstellen ab; einen Überblick gibt unsere Seite zu den Kosten der KI-Automatisierung.

Typische Fehler bei ERP-Schnittstellen

• Unklare Datenhoheit. Wenn Artikelpreise im Shop und im ERP gepflegt werden, überschreiben sich die Systeme gegenseitig. Legen Sie für jedes Datenfeld fest, welches System führt.
• Dubletten. Eine Bestellung wird zweimal übertragen und erzeugt zwei Aufträge. Bauen Sie die Schnittstelle so, dass dieselbe Nachricht mehrfach verarbeitet werden kann, ohne doppelte Datensätze anzulegen.
• Keine Fehlerbehandlung. Fällt ein System kurz aus, gehen Daten verloren. Nachrichten gehören in eine Warteschlange mit automatischer Wiederholung.
• Konten und Steuerschlüssel. Falsche Konten oder Steuersätze in der Übergabe an die Buchhaltung führen zu Korrekturen. Lassen Sie Buchhaltung oder Steuerberatung die Zuordnung vor dem Start freigeben.
• Niemand ist zuständig. Legen Sie fest, wer benachrichtigt wird, wenn ein Abgleich fehlschlägt, und protokollieren Sie jede Übertragung.