Was ist n8n? Und n8n, Make oder Zapier für Ihr Unternehmen?

Kurz gesagt: Was ist n8n? n8n ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Systemen automatisieren, zum Beispiel: Eine neue Bestellung im Onlineshop legt automatisch einen Kunden im CRM an und erzeugt eine Rechnung. Die Abläufe („Workflows“) werden visuell aus Knoten zusammengesetzt, bei Bedarf mit eigenem Code ergänzt, und laufen entweder in der n8n-Cloud oder auf dem eigenen Server. Im Vergleich zu Make und Zapier ist n8n flexibler und bei großen Volumen meist günstiger, verlangt aber etwas mehr technisches Verständnis.

Was ist n8n?

n8n ist ein knotenbasiertes Werkzeug zur Workflow-Automatisierung. Gegründet wurde es 2019 von Jan Oberhauser, der Hauptsitz ist Berlin (n8n). Hinter dem Produkt steht die n8n GmbH, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg (n8n Impressum). Ausgesprochen wird der Name „n-eight-n“.

Das Unternehmen wächst schnell. Im Oktober 2025 sammelte n8n 180 Millionen US-Dollar bei einer Bewertung von 2,5 Milliarden US-Dollar ein (n8n). Im Mai 2026 beteiligte sich SAP zu einer Bewertung von 5,2 Milliarden US-Dollar und bindet n8n direkt in Joule Studio ein, die KI-Entwicklungsumgebung von SAP. n8n nannte damals 1,7 Millionen aktive Nutzer pro Monat und über 1.400 Unternehmenskunden (n8n).

So funktioniert es: Ein Workflow startet mit einem Auslöser („Trigger“), etwa einem neuen Formulareintrag, einer E-Mail oder einer Uhrzeit. Danach folgen Knoten, die Daten abrufen, umwandeln und an andere Systeme senden. n8n listet 2.329 fertige Integrationen (n8n). Für alles andere gibt es den HTTP-Request-Knoten, mit dem sich jede Anwendung mit REST-API ansprechen lässt (n8n Docs).

Dazu kommt ein eigener KI-Agent-Knoten: Sie verbinden ein Sprachmodell mit einem oder mehreren Werkzeugen, und der Agent entscheidet selbst, welches Werkzeug er für eine Aufgabe nutzt (n8n Docs). Deshalb ist n8n eine beliebte Basis für KI-Agenten, die in den eigenen Systemen eines Unternehmens arbeiten, oder für KI, die mit eigenen Daten per RAG antwortet.

Was kann man mit n8n automatisieren?

Mit n8n lassen sich die meisten wiederkehrenden Aufgaben automatisieren, bei denen Daten von einem System ins nächste wandern. Typische Beispiele:

• Bestellung zu Rechnung. Eine Bestellung in Shopware oder Shopify wird zur Rechnung in der Buchhaltungssoftware und zum Kundendatensatz im CRM.
• Leads. Eine Anfrage über das Website-Formular wird mit Firmendaten angereichert, im CRM angelegt und an den passenden Vertriebsmitarbeiter in Teams oder Slack gemeldet.
• Kundenservice. Eingehende E-Mails werden sortiert, per KI zusammengefasst und der richtigen Warteschlange zugeordnet.
• Reporting. Zahlen aus Werbekonten, Webanalyse und Buchhaltung landen jeden Montag in einer Tabelle.
• Belege. Eingangsrechnungen werden ausgelesen und zur Freigabe weitergeleitet.

n8n, Make und Zapier im Vergleich

Der größte Unterschied zwischen n8n, Make und Zapier liegt darin, wie die Nutzung abgerechnet wird und ob Sie das Werkzeug selbst betreiben können.

Quellen: n8n, Make, Make, Zapier und Zapier.

Der Unterschied bei der Abrechnung wiegt schwerer, als man denkt. Ein Workflow mit zehn Schritten, der 1.000-mal im Monat läuft, ergibt bei n8n 1.000 Ausführungen, bei Make rund 10.000 Credits und bei Zapier bis zu 10.000 Tasks. n8n zählt einen Durchlauf des gesamten Workflows als eine Ausführung, unabhängig von der Zahl der Schritte (n8n). Bei Make entspricht bei normalen Apps eine Operation einem Credit (Make). Zapier zählt jeden erfolgreich ausgeführten Aktionsschritt als Task, Trigger und eingebaute Werkzeuge wie Filter zählen nicht (Zapier).

Was kostet n8n?

n8n kostet in der Cloud ab 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, die Community Edition ist im Eigenbetrieb lizenzkostenfrei. Stand Oktober 2026 (n8n):

Unternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten bekommen laut n8n 50 % Rabatt auf den Business-Plan (n8n). Zum Vergleich: Zapier startet mit dem Professional-Plan bei 19,99 US-Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung, der kostenlose Plan erlaubt nur zweistufige Workflows mit 100 Tasks im Monat (Zapier). Denken Sie daran, dass Eigenbetrieb in der Praxis nicht kostenlos ist: Jemand muss den Server bezahlen, aktualisieren und absichern. Was ein Automatisierungsprojekt insgesamt kostet, zeigt unsere Seite zu den Kosten der KI-Automatisierung.

n8n mit DATEV und Lexware Office

Für DATEV und Lexware Office (früher lexoffice) gibt es in der offiziellen Knotenliste von n8n keine fertigen Knoten. Angebunden werden beide über ihre Schnittstellen. Weil viele deutsche Workflows in der Buchhaltung enden, lohnt sich der Blick darauf:

• DATEV dokumentiert seine Schnittstellen im DATEV Developer Portal, darunter Desktop- und Online-APIs, das DATEV-Format und die XML-Schnittstelle online. Der Zugang ist kostenfrei und ohne Anmeldung möglich (DATEV). Über das DATEV-Format lassen sich strukturierte Buchungsdaten per Datei übergeben (DATEV). Ein n8n-Workflow kann eine solche Datei zum Beispiel für die Steuerberatung erzeugen.
• Lexware Office bietet eine REST-basierte Public API, mit der sich unter anderem Angebote, Rechnungen und Kontakte lesen und anlegen lassen, inklusive Webhooks für Ereignisse wie neue Rechnungen. Die API steht derzeit ab der Version XL zur Verfügung (Lexware). In n8n spricht man sie über den HTTP-Request-Knoten an.

Mehr dazu, wie ERP, Buchhaltung und Shop zusammenspielen, lesen Sie im Beitrag zur ERP-Schnittstelle. Wenn mehrere Systeme miteinander sprechen sollen, geht es um Systemintegration.

Datenschutz, DSGVO und Lizenz

n8n bietet die meiste Kontrolle über Daten, weil es auf dem eigenen Server laufen kann. Die n8n-Cloud speichert Daten in der EU.

• n8n Cloud speichert Daten innerhalb der EU auf Servern in Frankfurt (n8n). Bei selbst betriebenem n8n ist n8n für die Daten, die durch Ihre Workflows laufen, weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter; sie bleiben auf Ihrer Infrastruktur. Für Telemetriedaten, die eine Instanz an n8n sendet, ist n8n dagegen Verantwortlicher (n8n Docs).
• Make lässt Sie bei der Erstellung einer Organisation zwischen Rechenzentren in der EU und den USA wählen. Die Wahl lässt sich später nicht ändern (Make).
• Zapier speichert und verarbeitet Daten in den USA und stützt sich auf das Datenschutzrahmenwerk zwischen EU und USA (Zapier).

Die Lizenz. n8n ist nicht Open Source im Sinne der Open Source Initiative, sondern nutzt die eigene Sustainable Use License und bezeichnet sich als „fair-code“. Sie dürfen die Software für eigene interne Geschäftszwecke nutzen und anpassen. Nicht erlaubt ist es, n8n kommerziell an Dritte weiterzugeben oder als eigenes Produkt zu verkaufen (n8n Docs).

Welches Tool passt?

Entscheiden Sie nach Umfang der Aufgabe, technischen Ressourcen und dem gewünschten Speicherort der Daten.

Zapier, wenn

• Sie zwei oder drei gängige Tools schnell verbinden wollen
• die Workflows einfach sind und selten laufen
• niemand im Team sich mit Technik beschäftigen möchte

Make, wenn

• die Workflows viele Schritte, Bedingungen und Verzweigungen haben
• Sie Daten in der EU halten wollen, ohne einen Server zu betreiben

n8n, wenn

• die Workflows zahlreich, groß oder häufig sind, sodass Preise pro Schritt teuer werden
• Sie KI-Agenten bauen oder eigenen Code einsetzen wollen
• die Daten in Ihrer eigenen Umgebung bleiben sollen

Wer eine n8n-Agentur sucht, sollte darauf achten, dass die Workflows dokumentiert, überwacht und nach dem Projekt wartbar sind. Wir wählen die Plattform nach der Aufgabe. n8n ist bei größeren Workflows oft unsere Wahl, weil es in Ihrer eigenen Umgebung laufen kann, während Make und Zapier für einfachere Automatisierungen gut funktionieren. Mehr zu unserer Arbeit mit n8n finden Sie unter n8n-Automatisierung.