Fatturazione elettronica: come funziona lo SdI e come automatizzarla con Fatture in Cloud

In breve: la fatturazione elettronica è l’obbligo, in vigore in Italia dal 1° gennaio 2019, di emettere le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia in formato XML e di trasmetterle tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Una fattura che non passa dallo SdI si considera non emessa. Per automatizzarla puoi collegare e-commerce, CRM o gestionale a un software come Fatture in Cloud, che con le sue API crea il documento, verifica l’XML, lo invia allo SdI e ti restituisce lo stato.

Cos’è la fatturazione elettronica

Secondo l’Agenzia delle Entrate, la fattura elettronica differisce da quella cartacea solo per due aspetti: va redatta in un formato strutturato (XML) e va trasmessa elettronicamente, tramite lo SdI, all’indirizzo telematico indicato dal cliente (Agenzia delle Entrate). Un PDF inviato per email non è una fattura elettronica: il PDF può servire come copia di cortesia, ma il documento che conta è il file XML.

L’obbligo, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale dal 1° gennaio 2019 sia tra due soggetti IVA (B2B) sia da un soggetto IVA verso un consumatore finale (B2C), e si affianca a quello già in vigore dal 31 marzo 2015 per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (Agenzia delle Entrate). Le regole tecniche per le fatture tra privati sono fissate dal provvedimento del 24 novembre 2022 e dalle relative specifiche tecniche, aggiornate periodicamente: l’ultima versione (1.9.1) è utilizzabile dal 15 maggio 2026 (Agenzia delle Entrate).

Chi è obbligato

Sono obbligati tutti i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia che effettuano operazioni verso soggetti residenti o stabiliti in Italia (Agenzia delle Entrate). Per i forfettari l’obbligo è arrivato in due tempi: dal 1° luglio 2022 per chi aveva ricavi o compensi superiori a 25.000 euro e dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri (D.L. 36/2022, art. 18).

• Esonerati: chi era già dispensato per legge dall’emettere fattura, come i piccoli produttori agricoli.
• Divieto: gli operatori sanitari non possono emettere via SdI le fatture per prestazioni sanitarie verso consumatori finali, per la delicatezza dei dati.
• Fattura differita: resta possibile emetterla entro il 15 del mese successivo all’operazione, consegnando al cliente un documento di trasporto o equivalente al momento dell’operazione.

Fonte dei tre punti: Agenzia delle Entrate.

Come funziona il Sistema di Interscambio

Lo SdI riceve il file, esegue alcuni controlli e, se sono superati, consegna la fattura all’indirizzo telematico indicato. I controlli principali sono:

• presenza dei dati minimi obbligatori (identificativi di fornitore e cliente, numero e data, descrizione, imponibile, aliquota e IVA);
• esistenza in Anagrafe tributaria della partita IVA del fornitore e della partita IVA o del codice fiscale del cliente;
• presenza del codice destinatario;
• coerenza tra imponibile, aliquota e IVA (100 euro al 22% devono dare 22 euro di IVA);
• assenza di duplicati.

L’esito arriva sempre con una ricevuta, in tempi che vanno da pochi minuti a un massimo di 5 giorni nei momenti di picco:

Il codice destinatario. Nel campo va inserito il codice alfanumerico di 7 caratteri comunicato dal cliente, oppure “0000000” con l’indirizzo PEC del cliente, oppure solo “0000000” se il cliente è un consumatore finale o non ha comunicato né codice né PEC; in quel caso il fornitore deve consegnargli una copia della fattura (Agenzia delle Entrate). Per un’integrazione significa una cosa semplice: codice destinatario, PEC e partita IVA devono essere corretti già nel CRM o nell’e-commerce, altrimenti l’errore emerge solo allo SdI.

Come si invia e si conserva una fattura elettronica

Il file XML si può trasmettere allo SdI con quattro canali: il servizio web del portale Fatture e Corrispettivi, la procedura web o l’app FatturAE dell’Agenzia, una PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, oppure un canale SFTP o Web Service accreditato, pensato per chi invia grandi volumi (Agenzia delle Entrate). Molte aziende usano invece un software di fatturazione o un intermediario che trasmette per loro conto.

Sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica deve conservarla a norma, cosa diversa dal semplice salvataggio su PC. Il servizio è offerto da operatori privati, ma l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente la conservazione a norma di tutte le fatture emesse e ricevute, dall’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi (Agenzia delle Entrate).

Integrazione Fatture in Cloud: come funzionano le API

Fatture in Cloud si presenta come la piattaforma di fatturazione scelta da oltre 500.000 imprese in Italia, e offre le API V2 con relativi SDK per integrarla nelle tue applicazioni (Fatture in Cloud Developers). Ecco cosa conta per un’integrazione.

Autenticazione. Sono supportati OAuth 2.0 Authorization Code Flow (il metodo consigliato), OAuth 2.0 Device Code Flow e l’autenticazione manuale con token. Il token manuale è adatto per script una tantum o per app ad uso interno su un numero limitato di account noti (Fatture in Cloud). I permessi sono organizzati in scope in sola lettura o in lettura e scrittura, e la documentazione raccomanda di chiedere solo quelli strettamente necessari (Fatture in Cloud).

Il flusso della fattura elettronica. Prima si crea il documento in Fatture in Cloud, poi si verifica l’XML, lo si invia allo SdI e si controlla lo stato nel campo ei_status del documento. Per i test esiste il parametro dry_run, che simula l’invio senza trasmettere nulla allo SdI (Fatture in Cloud). Attenzione: se il tuo gestionale genera già l’XML, non puoi inviarlo così com’è tramite le API; devi ricreare il documento in Fatture in Cloud mappando i campi (Fatture in Cloud).

SDK e webhook. Ci sono SDK ufficiali per .NET, Go, Java, JavaScript, PHP, Python, Ruby e TypeScript (Fatture in Cloud). I webhook avvisano la tua applicazione quando cambia lo stato di una fattura elettronica emessa o quando arriva una fattura elettronica passiva, oltre che alla creazione o modifica di documenti e clienti (Fatture in Cloud): niente polling continuo per sapere se una fattura è stata scartata.

Limiti. 300 richieste ogni 5 minuti per azienda, condivise tra tutte le app collegate (oltre si riceve un errore 429), più 1.000 richieste l’ora e 40.000 al mese per coppia azienda-app. La documentazione chiede di gestire gli errori con un backoff esponenziale (Fatture in Cloud).

Tre strade per automatizzare

Zapier ha un’app Fatture in Cloud, ancora in beta aperta secondo la documentazione (Fatture in Cloud); Make ha un’app che si collega con credenziali OAuth2 (Make). Con n8n si chiamano le API direttamente con il nodo HTTP Request (n8n Docs): lo spieghiamo in cos’è n8n. Un’integrazione su misura conviene quando hai listini per cliente, più sedi o magazzini, regimi IVA particolari o note di credito parziali: è il campo dell’integrazione di sistemi. Se vendi online, vedi anche quanto costa un e-commerce e il nostro servizio e-commerce.

Gli errori più comuni

• Dati del cliente incompleti. Partita IVA inesistente o codice destinatario mancante portano allo scarto. Valida i dati quando il cliente si registra, non quando fatturi.
• Doppioni. Lo stesso ordine inviato due volte diventa due fatture. Progetta l’integrazione perché un evento ripetuto non crei nulla di nuovo.
• Nessuno guarda gli scarti. Una fattura scartata non è emessa. Usa il webhook sullo stato e manda un avviso a chi deve correggerla.
• Picchi di ordini. Una promozione può generare centinaia di ordini in un’ora. Metti le chiamate in coda per restare sotto le 300 richieste ogni 5 minuti.
• Token troppo larghi. Un token con tutti gli scope “per sicurezza” espone troppo. Un token per applicazione, con i permessi minimi.
• IVA e natura dell’operazione. Aliquote, nature e diciture sbagliate falsano la contabilità. Fai validare la configurazione dal commercialista prima di andare in produzione.

Collegare la fatturazione agli altri sistemi è spesso il primo passo di una strategia AI concreta.